1. Allgemeine Administration (baustellennahe Büroarbeit)

• Posteingang sichten, scannen, verteilen
  Einheit: Tag | Frequenz: 5×/Woche | Zeit je Einheit: 12–24 Min | Bemerkung: physisch + digital
   
• E-Mails triagieren (Bauablauf, Sperrpausen, Lieferfenster)
  Tag | 5×/Woche | 30–60 Min | Priorisierung nach Kritikalität
   
• Kalender-/Terminmanagement (Sperrpausen, Trassen, Besprechungen) | 
  Tag | 5×/Woche | 18–36 Min | Terminserien pflegen
   
• Telefonzentrale/Erstkontakt (Lieferanten, Baufirmen, Bahnkoordination) | 
  Tag | 5×/Woche | 18–48 Min | Rufumleitungen definieren
   
• Dokumentenmanagement (Pläne, Bauakten, Bautagebuch-Scans, Versionierung) | 
  Tag | 5×/Woche | 24–48 Min | DMS-basierte Ablage
   
• Protokollierung für Baustellen- und Logistik-Meetings | 
  Einheit: Sitzung | 1–3×/Woche | 36–72 Min | inkl. Formatierung/Verteilung
   

2. Material- und Lieferlogistik (Schwerpunkt)

• Lieferabrufe/Slot-Buchungen (Sperrpausen, Zufahrtsgenehmigungen)
  Tag | 3–5×/Woche | 30–60 Min | je nach Bauphase schwankend
   
• Koordination An-/Ablieferung (Gleislogistik, Just-in-Sequence)
  Tag | 3–5×/Woche | 30–60 Min | inkl. Rückbestätigung
   
• Lieferscheine/Leistungsnachweise prüfen/archivieren
  Einheit: Vorgang | 10–20×/Woche | 12–30 Min | stichprobenartig vertiefen
   
• Engpässe/Abweichungen nachverfolgen (Eskalation, Umplanung)
  Tag | 3–5×/Woche | 18–48 Min | mit Eskalationsmatrix
   
• Stammdatenpflege Material/Unternehmen (Lieferanten, Fahrzeuge, Ausweise)
  Monat | 1×/Monat | 18–36 Min | Sammeljob
   

3. Genehmigungen, Sicherheit und Zugang

• Zutritts-/Zufahrtsgenehmigungen beantragen und verwalten
  Einheit: Vorgang | 5–15×/Monat | 18–36 Min | Schnittstelle Bahn/Betreiber
   
• Sicherheitsunterweisungen terminieren, Nachweise pflegen (PSA, UVV)
  Monat | 1×/Monat | 30–60 Min | Sammellauf
   
• Einweisung neuer/temporärer Mitarbeitender auf Baustellenlogistik
  Einheit: Person | bedarfsabhängig | 60–120 Min | Onboarding-Set
   
• Dokumentation Sicherheitsbegehungen/Abweichungen
  Einheit: Vorgang | 2–6×/Monat | 18–42 Min | Fotodoku + Maßnahmenliste
   

4. Personaldisposition (prüfend/weisend, ohne Lohn)

• Einsatzpläne prüfen (Schichten, Sperrpausen-Abdeckung)
  Einheit: Woche | 1×/Woche | 18–36 Min | Abgleich mit Bauphasenplan
   
• Abwesenheiten/Qualifikationen im Blick halten (z. B. G30, GS Pro)
  Woche | 1×/Woche | 12–24 Min | Quali-Matrix führen
   
• Onboarding-Mikroprozesse (Ausweise, Geräteeinweisung, Accounts)
  Einheit: Onboarding | bedarfsabhängig | 30–60 Min | Checkliste
   

5. Baustellen- und Office-Organisation

• Container-/Büroraum-Management (Inventar, Verbrauchsmaterial)
  Einheit: Woche | 1×/Woche | 12–24 Min | Sammelbestellungen
   
• Geräte-/Werkzeugverwaltung (Übergaben, Rücknahmen, Prüfzyklen)
  Woche | 1×/Woche | 24–48 Min | inkl. Prüfkalender
   
• Vertrags-/Fristenmonitoring (Zufahrtsrechte, Sperrpausenfenster)
  Einheit: Monat | 1×/Monat | 18–36 Min | Fristenliste
   
• Datenschutz/Archivierung (Bauakten, Nachweise, Löschläufe)
  Monat | 1×/Monat | 18–36 Min | Verfahrensdoku
   

6. Kommunikation & Stakeholder-Management

• Info-Updates an Projektbeteiligte (Tageslage, Sperrungen, Änderungen)
  Einheit: Tag | 3–5×/Woche | 18–42 Min | Standard-Templates
   
• Proaktive Abstimmung mit Bahn/Betreiber/Anwohnerkontaktstelle
  Tag | 3–5×/Woche | 18–36 Min | definierte Kanäle
• Kleine Website/News-Updates intern (Hinweise, Umleitungen)
  Einheit: Update | 2–4×/Monat | 18–36 Min | Redaktionsplan light
   

7. Sitzungs- und Projektunterstützung

• Vorbereitung (Agenda, Unterlagen, Einladungen)
  Einheit: Sitzung | 2–4×/Monat | 30–60 Min | Vorlauf 24–48h
   
• Protokoll & Aufgabenverfolgung (Tickets/Boards pflegen)
  Sitzung | 2–4×/Monat | 48–90 Min | inkl. Action-Tracking
   
• Projektstatus-Update (Logistik-KPIs, Engpassreport)
  Einheit: Woche | 1×/Woche | 30–60 Min | Reporting-Template
   

8. IT- und Tool-Support (First Level, baustellentauglich)

• Nutzerverwaltung (Zugänge, Rechte, Offboarding)
  Einheit: Vorgang | 2–6×/Monat | 18–36 Min | Rollenmodell
   
• Ticket-Triage/Standardlösungen (Drucker, Scanner, Hotspot)
  Einheit: Ticket | 4–8×/Monat | 12–30 Min | FAQ-Playbook
   
• Geräteverwaltung (Mobilgeräte, Funk, Etikettendrucker)
  Einheit: Monat | 1×/Monat | 24–48 Min | Inventarliste
   

9. Optional: Empfang & Facility (Baustellenumfeld)

• Besucherempfang/Anmeldung, PSA-Ausgabe, NDA
  Einheit: Besuch | bedarfsabhängig | 6–12 Min | Besuchslogbuch
   
• Raum-/Besprechungscontainer organisieren (Setups, Technikcheck)
  Einheit: Meeting | 2–6×/Monat | 12–30 Min | Checkliste
   
• Kleinere Instandhaltung/Koordination Dienstleister
  Einheit: Woche | 1×/Woche | 30–60 Min | Störungsmeldungen
   

Beispielhafte Tagesschnitte (Team 2 Personen)

Leiser Tag: (210 - 360 Minuten)

• Administration 120–180 Min
• Logistik 60–90 Min; 
• Sitzungen 30–60 Min; 
• Kommunikation 0–30 Min
   

Normaler Tag: (330 - 510 Minuten)

• Administration 150–210 Min; 
• Logistik 90–150 Min; 
• Sitzungen 60–90 Min; 
• Kommunikation 30–60 Min
   

Spitzentag: (450 - 660 Minuten) 

• Administration 180–240 Min; 
• Logistik 120–210 Min; 
• Sitzungen 90–120 Min; 
• Kommunikation 60–90 Min